Skip to main content

Etiske retningslinjer

1 Innledning

Borregaard skal drive sin virksomhet i overensstemmelse med prinsipper for ansvarlig, etisk og sunn forretningspraksis og overholde alle gjeldende lover og offentlige forskrifter. Dette forutsetter samlet innsats av alle ansatte og de som representerer selskapet, og at hver enkelt forstår sitt ansvar for riktige avgjørelser og atferd i situasjoner hvor dette kan bli utfordret.

Borregaards etiske retningslinjer gjelder for alle Borregaards ansatte og styre- medlemmer i virksomheter som eies av Borregaard. Borregaard legger til grunn at reglene også gjelder for konsulenter, mellommenn og andre som opptrer på vegne av Borregaard.

Borregaards etiske retningslinjer er ikke uttømmende. Selskapet har flere policyer og retningslinjer som utfyller de etiske retningslinjene og beskriver bedriftens standpunkt på ulike områder. De etiske retningslinjene beskriver først og fremst den enkeltes ansvar innenfor de rammer som er beskrevet og så henvises det til hvilken policy som er relevant for det spesifikke prinsippet som beskrives.

Borregaards etiske retningslinjer er forankret i bedriftens kultur- og verdidokument «På Borregaards vis». Etiske utfordringer vil kunne endres over tid og variere mellom forretningsområder og avdelinger. Det er derfor viktig at etiske utfordringer tas opp i egen avdeling og vurderes sammen med kollegaer og leder. For ytterligere veiledning kan HR-avdelingen kontaktes.

Per A. Sørlie, administrerende direktør

2 Generelle prinsipper

2.1 Overholde lover og forskrifter

Alle ansatte* skal overholde aktuelle lands lovgivning og bindende internasjonale krav i all sin virksomhet for Borregaard.

Alle ansatte skal også følge selskapets interne retningslinjer og bidra til å nå selskapets ambisjoner og mål. I noen tilfeller er våre retningslinjer strengere enn det som følger av loven.

* Borregaards Etiske retningslinjer gjelder for både ansatte og styremedlemmer, heretter omtales hele målgruppen som “ansatte”. Se punkt 1 Innledning for en nærmere beskrivelse.

2.2 Opptre i Borregaards interesse

Alle ansatte skal være lojale overfor Borregaard og arbeide med konsernets beste for øyet. Vi bør alltid bruke vårt beste skjønn til å øke Borregaards verdiskaping, beskytte Borregaards interesser og bidra til kontinuerlige forbedringer.

2.3 Opptre med integritet

Alle ansatte skal opptre med integritet i sine aktiviteter for Borregaard.

Personlig integritet betyr «å gjøre det rette», selv om ingen ser på. Integritet er sammenhengen mellom liv og lære, at vi står for det vi mener er rett og ikke lar oss påvirke urettmessig i etiske spørsmål. Vi skal være ærlige, sannferdige og pålitelige. Vi skal opptre i samsvar med Borregaards verdier ved å opptre ansvarlig og yte respekt overfor enkeltmennesker, forretningsforbindelser og ulike samfunns kulturer, samtidig som vi ivaretar egen integritet og selskapets etiske retningslinjer.

2.4 Opptre med respekt og omtanke for andre og miljøet

Alle ansatte skal behandle andre mennesker og miljøet med respekt og behørig omtanke.

Borregaard skal fremme en bedriftskultur som kjennetegnes ved respekt og omtanke for andre mennesker, deres eiendom og miljø- og klimaforhold. Vi skal opptre på en måte som gir tillit overfor kolleger, leverandører, kunder, myndigheter og andre som er i kontakt med eller berøres av vår virksomhet.

3 Konkrete prinsipper

3.1 Bidra til Borregaards visjon for helse, miljø og sikkerhet

Alle ansatte skal bidra til å oppnå Borregaards visjon om ingen skade på mennesker, miljø og samfunn. 

Ansatte skal bidra til denne visjonen ved å samarbeide med ledelsen, etterleve Borregaards HMS-regler og ved å utvise godt skjønn.

Ansatte skal underrette sin nærmeste overordnede om viktige forhold vedrørende helse og sikkerhet på arbeidsplassen og selskapets innvirkning på miljøet.

Vi oppfordrer alle ansatte til å gi direkte og konstruktive tilbakemeldinger om HMS-forhold til kolleger og forretningspartnere basert på prinsippet «Takk for at du bryr deg».

#For nærmere veiledning se Borregaards Retningslinjer for helse, miljø og sikkerhet (HMS).

3.2 Behandle andre med respekt

Borregaard vil at arbeidsplassen skal være kjennetegnet av mangfold og respekt for ulike oppfatninger.

Alle ansatte skal behandle hverandre med respekt og tydelig unngå oppførsel og kommunikasjon som kan oppfattes som diskriminerende, trakasserende, krenkende eller truende. Ingen diskriminering, uansett om den er basert på kjønn, seksuell legning, alder, etnisitet, kultur, religiøs overbevisning eller andre forhold, skal finne sted.

Kjøp av seksuelle tjenester er forbudt ved lov i noen land. Selv i land uten rettslig forbud, tillater Borregaard ikke slike aktiviteter i forbindelse med arbeid eller oppdrag for konsernet, også for å bidra til å forhindre menneskehandel og brudd på menneskerettigheter.

#For nærmere veiledning se Borregaards Retningslinjer for menneskerettigheter og Retningslinjer for varsling.

3.3 Borregaard skal ha et rusfritt arbeidsmiljø

Bruk av narkotika er forbudt ved lov i de fleste land. Borregaard aksepterer ikke bruk av narkotika i forbindelse med arbeid. Dette gjelder også ved arbeidsoppdrag og forretningsreiser for Borregaard.

Ved ordinært arbeid skal ikke alkohol nytes på arbeidsplassen eller kombineres med håndtering av maskiner, bilkjøring eller annet arbeid som er uforenlig med inntak av alkohol. Alkohol kan serveres i forbindelse med representasjon eller interne bedriftsarrangementer, forutsatt at forbruket er moderat og tid og sted er passende.

Det er viktig å være bevisst på at i tillegg til å være en sikkerhets- og helserisiko, kan bruk av rusmidler påvirke dømmekraft og atferd på en slik måte at det ikke er forenlig med å representere bedriften eller være en god kollega eller leder.

#For nærmere veiledning se Borregaards ruspolicy.

3.4 Unngå interessekonflikter

Alle ansatte skal være lojale overfor Borregaard ved å unngå enhver interessekonflikt.

Ansatte skal ikke søke å oppnå fordeler for seg selv eller andre, hvis disse er utilbørlige eller kan skade Borregaards interesser. Ingen skal ta del i, eller forsøke å påvirke en avgjørelse hvis det er eller kan oppstå en interessekonflikt. En skal være særlig varsom i situasjoner hvor det kan være en personlig interesse i saken, av økonomisk eller annen art, eller når noen nærstående har det.

Ansatte skal ikke ha arbeid eller betalte oppdrag utenfor Borregaard uten å underrette sin nærmeste overordnede. Disse skal ikke være i strid med Borregaards interesser. En grundig vurdering bør gjøres for å unngå aktiviteter som kan oppfattes å fremme interessene til en konkurrent, en leverandør eller andre interessenter på Borregaards omkostning.

Borregaard tillater ikke at ansatte markedsfører produkter eller tjenester som konkurrerer med Borregaards forretningsvirksomhet eller på andre måter kan påvirke selskapet negativt, for eksempel Borregaards omdømme. Ansatte som blir oppmerksom på en mulig interessekonflikt, skal snarest mulig informere sin nærmeste overordnede om dette. Bindinger og eventuell inhabilitet for beslutninger skal gjøres kjent for nærmeste leder.

# For nærmere veiledning, se Arbeidsreglementet.

3.5 Nei til korrupsjon og bestikkelser

Alle ansatte skal avstå fra korrupsjon og bestikkelser i enhver form.

Borregaards ansatte skal ikke ta del i noen form for bestikkelse, smøring eller korrupsjon. Dette kravet er forankret i lover og selskapets etiske regler som gjelder alle Borregaards aktiviteter over hele verden. Hvis en utfordrende situasjon oppstår som en del av arbeidet for Borregaard, skal den ansatte umiddelbart søke råd hos sine overordnede om hvordan situasjonen kan håndteres på lovlig måte. Slike diskusjoner er et viktig ledd i selskapets innsats for å forebygge korrupsjon og bestikkelser.

Å gi eller motta gaver

Gaver i forretningsmessig sammenheng skal ikke være egnet til å utilbørlig påvirke mottaker til gunst for giveren. Det kan være tillatt å tilby eller motta personlige høflighetsgaver forutsatt at de har en minimal økonomisk verdi, ikke gis ofte, og er klart passende under omstendighetene.

Det er ikke tillatt å gi eller motta kontanter eller gaver som blir gitt som en motytelse for en tjeneste. Gaver skal ikke gis i en sammenheng, eller på en måte som kan gi grunn til mistanke om at mottakeren vil holde gaven eller fordelen skjult for sin overordnede. Gaver fra Borregaard skal adresseres til mottakerens offisielle arbeidsadresse. Ansatte som er tilbudt, eller har mottatt gaver eller tjenester, må straks underrette sin nærmeste overordnede, som vil avgjøre om gaven må returneres eller ikke.

Arrangementer

Arrangementer for forretningsforbindelser skal alltid ha et konkret og relevant forretningsmessig formål, og skal være rimelige og hensiktsmessige når det gjelder både verdi og hyppighet. De som skal inviteres må ha klarering fra sin overordnede hvis Borregaard helt eller delvis skal betale.

Deltakelse fra Borregaards ansatte i tilsvarende arrangementer organisert av leverandører eller andre forretningsforbindelser, må følge samme prinsipp. Reise og opphold skal betales av Borregaard. Ansatte kan, under forutsetning av godkjenning fra leder, delta på arrangementer der forretningsmessige temaer utgjør hoveddelen av programmet.

Hvitvasking

Hvitvasking av penger er forbudt ved lov, og ansatte må bidra til at Borregaard ikke involveres i slik aktivitet. Med hvitvasking mener vi ordninger som gjennomføres for at penger som er ervervet ved kriminelle handlinger, skal se ut som om de er lovlig tjent. Dersom man blir kjent med aktiviteter som kan tyde på at hvitvasking finner sted, eller har funnet sted i forbindelse med selskapets virksomhet, skal den ansatte snarest mulig rapportere dette til Borregaard. De samme reglene gjelder for aktiviteter som har til hensikt å unndra skatt, toll eller andre avgifter.

# For nærmere veiledning, se Borregaard Anti-korrupsjonsmanual.

3.6 Følg prinsippet om sunn konkurranse

Ansatte skal bidra til sunn konkurranse i samsvar med konkurranselovgivningen.

Borregaard skal alltid konkurrere i markedet i samsvar med konkurranselovgivning. Ansatte som er involvert i markedsføring, salg, innkjøp eller logistikk, skal forsikre seg om at de kjenner og følger gjeldende lover og interne retningslinjer knyttet til markedsføring og salg. Ansatte kan bare bruke informasjon om konkurrenter hvis man har fått lovlig tilgang til informasjonen.

# For nærmere veiledning, se Borregaard Konkurranserettsmanual.

3.7 Beskytt Borregaards eiendom og bidra til sikker informasjonshåndtering

Borregaards eiendom og informasjon om selskapet skal beskyttes.

Alle ansatte skal opptre ansvarlig og med varsomhet for å beskytte selskapets eiendeler mot misbruk, tyveri, skade eller ødeleggelse. Immaterielle rettigheter som patenter, design, varemerker, oppskrifter, knowhow, ideer og annen bedriftsintern informasjon, skal også beskyttes. Borregaards eiendeler skal ikke uten særskilt tillatelse brukes til den ansattes eget formål.

Et tillitsforhold til kunder, forretnings- forbindelser, kolleger og samfunnet skapes gjennom dialog og ved å dele perspektiver. Samtidig vil kommunikasjon av konfidensielle opplysninger til andre, kunne skade Borregaard. Informasjon om Borregaard som ikke er offentlig, skal behandles konfidensielt og er bedriftens eiendom. Med konfidensielle opplysninger mener vi generelt opplysninger som ikke er, eller ikke bør bli, kjent for allmennheten, for eksempel forretningsplaner, budsjetter, markedsførings- og salgsplaner, oppskrifter, designspesifikasjoner, kundeopplysninger og lignende. Konfidensielle opplysninger skal aldri gis videre til personer utenfor selskapet, med
mindre dette er uttrykkelig godkjent av en overordnet med fullmakt til dette, eller er lovpålagt. Forpliktelsen til ikke å dele slik informasjon gjelder uten tidsbegrensning.

#For nærmere veiledning se arbeidsavtalens taushetsbestemmelser og Policy for informasjonssikkerhet

3.8 Skriftlighet og etterrettelighet i avtaler og finansielle forhold

Borregaards avtaler med ansatte, forretningsforbindelser, myndigheter og samarbeidspartnere skal være skriftlige og arkiveres forsvarlig. Muntlige avtaler kan være vanskelige å dokumentere og kan noen ganger lede til mistanker om at noe ulovlig eller uetisk har funnet sted.

Borregaards regnskaper skal alltid være fullstendige og nøyaktige. Ansatte som tar del i kostnadsføring, finansielle transaksjoner eller regnskapsførsel, skal påse at alle transaksjoner er fullstendig og nøyaktig dokumentert og registrert i samsvar med gjeldende rett, god regnskapsskikk og interne krav. Uriktig eller misvisende bokføring er ikke under noen omstendigheter akseptabelt.

Reiseregninger skal føres i samsvar med formelle krav til reiseregninger og kun etter berettiget krav til refusjon av kostnader fra bedriften. Ved bedriftsinterne arrangementer skal regningen signeres av leder med høyest stilling.

# For nærmere veiledning se Borregaards Reisepolicy

3.9 Nei til innsidehandel

Innsidehandel er forbudt ved lov og ansatte må ikke bidra til dette. Dette omfatter kjøp eller salg av verdipapirer utstedt av Borregaard (eller andre børsnoterte selskaper), eller gi råd til andre om handel i slike verdipapirer, på grunnlag av informasjon som ikke er kjent for offentligheten og som er egnet til å påvirke kursen på verdipapirene.

Ved tvil om hvordan man skal anvende eller fortolke Borregaards regler eller offentlige lover om innsidehandel, skal Borregaards juridiske direktør konsulteres.

3.10 Beskytt Borregaards omdømme

Borregaards omdømme er viktig for at selskapet skal ha tillit og lykkes med sin virksomhet. Et godt omdømme bygges gjennom at kunder, leverandører, samarbeidspartnere, myndigheter, nåværende og potensielle ansatte opplever samsvar mellom hvordan Borregaard profileres og omtales, og hvordan dette etterleves i praksis av de ansatte. Ansatte skal opptre profesjonelt og ryddig i sin omtale av bedriften.

Som ansatt er det viktig å være bevisst på hvordan sosiale medier virker og hvilke retningslinjer bedriften har for bruk av sosiale medier som ansatt, både privat og i jobbsammenheng. Publisering av bilder og uttalelser i sosiale medier kan skade Borregaards interesser eller omdømme og være brudd den lojalitetsplikten og taushetsplikten man har som ansatt. Ansatte må være tydelige på at man opptrer som privatperson på sosiale medier.

# For nærmere veiledning, se Personalhåndboken kap 2.6.

4 Etterlevelse og iverksettelse

4.1 Plikten til å etterleve regelverket

Alle ansatte i Borregaard har et personlig ansvar for å etterleve kravene i Borregaards etiske retningslinjer. Ansatte skal ikke opptre, eller oppfordre andre til å opptre, i strid med de etiske retningslinjene. Dette kravet gjelder selv om brudd på et prinsipp kan synes å være i Borregaards interesse.

Eventuell usikkerhet om hvorvidt en bestemt aktivitet samsvarer med prinsippene i de etiske retningslinjene, må så langt det er mulig, diskuteres på forhånd, først og fremst med nærmeste overordnede. Borregaard tror det er verdifullt å diskutere hva som er ansvarlig adferd på en forbedringsorientert og uformell måte. Likevel kan brudd på reglene beskrevet i de etiske retningslinjene føre til interne disiplinærtiltak, og i alvorlige tilfeller til oppsigelse og eventuelt straffeforfølgning.

4.2 Varsling

En ansatt som blir klar over en handling som er ulovlig eller representerer brudd på prinsippene i Borregaards etiske retningslinjer, bør varsle om dette, enten muntlig eller skriftlig, til sin nærmeste overordnede. Hvis den ansatte opplever at det er vanskelig å varsle sin nærmeste overordnede, kan han eller hun henvende seg til HR-sjef, andre ledere, CEO eller styreleder.

Om den ansatte ønsker det, kan varslingen skje konfidensielt, eventuelt anonymt. Alle som har mottatt slik konfidensiell varsling, eller informasjon om slik varsling, må behandle opplysningene strengt konfidensielt for å beskytte varsleren. All varsling om ulovlig virksomhet eller brudd på Borregaards etiske retningslinjer skal tas alvorlig og undersøkes forsvarlig.

Borregaard aksepterer ikke noen form for represalier overfor ansatte eller styremedlemmer som i god tro har varslet om et lovbrudd, et antatt lovbrudd, eller brudd på Borregaards etiske retningslinjer. En ansatt som føler at varsling på noen måte er brukt mot ham eller henne av noen i Borregaard, kan rapportere om dette til sin nærmeste overordnede, eller direkte til de som er nevnt ovenfor.

I alle tilfeller kan varsel gis til Borregaards juridiske direktør, som i denne funksjonen er uavhengig av Borregaards linjeorganisasjon, på følgende e-postadresse eller telefonnummer:
compliance@borregaard.com
+47 69 11 83 15.

4.3 Iverksettelse og kontroll

Direktør for organisasjon og samfunnskontakt er ansvarlig for dette dokumentet.

Ansvaret for å iverksette de etiske retningslinjene i det enkelte konsernselskapet ligger hos selskapets daglige leder i samarbeid med HR. De etiske retningslinjene skal distribueres til alle ansatte, ledere og styremedlemmer. Det skal også være henvisning til Borregaards etiske retningslinjer i selskapets ansettelseskontrakter og personalhåndbok.

Alle ansatte må gjøre seg godt kjent med de etiske retningslinjene og delta i opplæring som tilbys av Borregaard og/eller det enkelte selskapet.

Borregaard skal utarbeide relevant støttemateriale, og kan også bistå selskapene med opplæring og bevisstgjøring. Status for selskapenes aktiviteter knyttet til de etiske retningslinjene vil bli gjennomgått årlig som del av forretningsområdenes styremøter og Borregaards bærekraftsrapportering.

Borregaards etiske retningslinjer gir uttrykk for visse grunnleggende prinsipper som gjelder ansattes opptreden. De gir ingen juridiske rettigheter for kunder, leverandører, konkurrenter, aksjonærer eller noen tredjepart.